干得太棒了 или как MoreKIT помог компании по доставке грузов установить мосты с Китаем

Компания SongHe Logistics, оказывающая услуги по доставке товаров из Китая, столкнулась с организационным хаосом: сообщения в WhatsApp путались. Сотрудники не могли разобраться: "Что за товар? Из какого порта? И кто этот загадочный Вася?". Всё изменилось, когда Илья Осипов и его команда взялись за дело...

Клиент: SongHe Logistics - молодая и быстрорастущая компания, специализирующаяся на доставке товаров из Китая в Россию. Кроме услуг по перевозке грузов, Сун Хе оказывает поддержку в выборе поставщика из Китая, выкупе товара и оформлении документов для таможни.

Исполнитель: Команда специалистов Ильи Осипова, которые гордо говорят: "Не умеем в сайты, умеем в дела!". За ответами - на VC.ru, там подробнее.

Боли клиента:

1. Чаты в WhatsApp превратились в лабиринт, в котором даже Минотавр бы заблудился.

2. Ежедневные потери контактов и сделок в большом объеме - нужен порядок в управлении!

А теперь заваривайте себе пуэр, нас ждет длинный кейс.

Проблематика (Илья, приди, порядок наведи):

1. Начало работы SongHe Logistics было по-настоящему героическое. Стартовали они с внедрения телефонии и создания специализированных чатов в WhatsApp для выстраивания бизнес процессов и ухода от личных коммуникаций. Но вскоре обнаружилось, что связь между чатами и сделками вышла за хлебом.

2. Связь с друзьями-китайцами была ненадежной: запросы уходили в одну сторону и оставались без ответа.

3. Появилась необходимость структурировать коммуникации, обеспечить прозрачность ведения и управления клиентскими запросами и сделками.

*МПП - менеджер по продажам

За кулисами проблем:

1. Дезорганизация коммуникаций. Когда дела начали активно расти, команде стало трудно справляться с увеличивающимся объемом сообщений и звонков от клиентов. Важная информация терялась среди множества чатов в WhatsApp, что значительно замедляло обработку заказов и отвлекало сотрудников от выполнения других задач.

2. Отслеживание сделок. Наличие множества каналов общения затрудняло отслеживание текущего статуса сделок и оперативное реагирование на запросы клиентов. Системы учета сделок и клиентских запросов не были связаны, что приводило к путанице и ошибкам в работе.

3. Эффективность работы сотрудников. Отсутствие интегрированной CRM-системы или других автоматизированных инструментов означало, что каждый сотрудник тратил много времени на рутинные задачи, такие как ввод данных, поиск информации по старым перепискам или восстановление контекста по предыдущим сообщениям с клиентами.

Подход к решению:

- Начали внедрять amoCRM и искать способы удержания связи между чатами WhatsApp и конкретными сделками.

- Внедрили MoreKIT, сервис, который позволил быстро и эффективно организовать процессы и прозрачность ведения дел.

Почему MoreKIT?

Удобно, быстро, надежно. Логичное управление процессами. Мы не хотим танцев с бубном и геморроя, поэтому выбираем КИТ. Позволяет экономить время на тех поддержку и ускорять процесс работы над проектом. Как следствие, оказывать классный сервис для клиента со стороны компании”,

Илья Осипов, Founder CEO OS24

Со всем управились за 2 месяца, из которых 25% времени ушло на то, чтобы всё подключить, а остальное - на то, чтобы объяснить, почему это всё нужно.

Сложности - это вызовы! Что нового встретили наши партнеры:

- Научились работать с кастомными списками Амо. Это уже пригодилось в другом проекте для системы тегирования сделок партнеров через КИТ.

- RFM-анализ с помощью КИТа. Использование КИТа для анализа RFM позволяет эффективно сегментировать клиентов и оптимизировать маркетинговые усилия.

Как выглядит результат (Илья пришел, порядок навел):

1. MoreKIT + TaskFlow + Salesbot

Клиенты пишут в авито;
Salesbot общается с клиентом, отвечая быстро;
Сделки распределяются с учетом графика работы;
Сделку получает тот, кто онлайн;
MoreKIT равномерно распределяет сделки в нерабочее время;
МПП может подключиться к сделке и общению с клиентом.

2. Правильное формирование названия сделок с учетом кода менеджера на КИТе

Формирование названия сделок через кастомные списки Амо.
Пользователь привязан к MoreKIT, управление через Амо.
Переименование сделок по правилам при добавлении нового сотрудника в Амо через КИТ.

3. Мэтч сделок в Амо с чатами через MoreKIT

Создание группового чата и контакта: при создании нового чата в WhatsApp в Амо автоматически формируется новый контакт без номера телефона.
Форматирование и проверка названия чата: система автоматически проверяет и форматирует название чата для поиска соответствующей сделки в Амо.
Связывание чата со сделкой: система ищет и связывает чат с соответствующей сделкой в CRM по отформатированному названию.

Стоит отметить: Изначально у MoreKIT не было такой возможности, но наши ребята быстро все внедрили.

4. Аналитика важных параметров (TaskFlow + MoreKIT + Google Sheets)

Расчет количества созданных групповых чатов с клиентами.
Подсчет количества сделок, находящихся на просчете в Китае.

5. Теперь общаться с друзьями-китайцами стало проще и надежнее (TaskFlow + MoreKIT + Google Sheets)

Оцифровка и упрощение работы с передачей данных на просчет в Китай.
Создание таблицы с сделками в работе для контроля передачи данных.
Автоматическое удаление данных по сделке из отчета в Google Sheets после завершения процесса.

6. Телефония (Sipuni + MoreKIT)

Установление задачи о пропущенном звонке с помощью КИТа.
Задача о пропущенном звонке с типом "пропущенный", без кода для задачи.

Интеграция MoreKIT с AmoCRM и WhatsApp обеспечила необходимую структурированность и автоматизацию, позволяя управлять запросами и сделками в режиме реального времени. Это привело к значительному сокращению времени на обработку заказов, повышению эффективности работы сотрудников и улучшению общей клиентской службы.

В итоге, SongHe Logistics теперь не просто "Hello from China", а "Hello, order managed perfectly!"

С вами была команда MoreKIT. Увидимся в следующих кейсах!